Sommaire du poste

• Lieu de travail : Saint-Hubert
• Horaire de travail : 37,5 h/semaine
• Date d’entrée en fonction : dès que possible
• Salaire : à discuter selon l’expérience
• Statut de l’emploi : poste permanent à temps plein en mode présentiel au bureau

Entreprise

Segic réinvente les avantages collectifs, volontaires et individuels avec une plateforme de pointe qui permet à ses clients d’augmenter leurs revenus et leur efficacité opérationnelle tout en obtenant un avantage concurrentiel. Joignez-vous à notre quête pour transformer la façon dont les entreprises gèrent leurs programmes avantages.

Chez Segic, le bien-être de nos employés nous tient à cœur. C’est pourquoi nous privilégions la transparence, la communication ouverte, l’esprit d’équipe, l’attitude positive, la reconnaissance, ainsi que l’humour et le plaisir au travail.

Si vous êtes enthousiaste à l’idée de relever des défis passionnants, d’exploiter des technologies de pointe et de façonner le futur des avantages collectifs, et si les nouvelles technologies vous passionnent, le Web n’a pas de secret pour vous, les gens talentueux et les défis vous stimulent, vous avez envie de flexibilité au travail, vous fuyez la routine, vous êtes autonome, responsable, compétent et, surtout, vous aspirez à participer à un projet novateur qui changera la vie des gens, joignez-vous à nous et contribuez à la création d’un meilleur monde où il fait bon travailler. Vous vous sentirez réellement comme un poisson dans l’eau!

En tant qu’adjoint administratif, vous exercerez de multiples responsabilités qui sont essentielles à notre bonne organisation. Vous devrez maitriser l’ensemble des éléments clés du fonctionnement du bureau et de son administration. Vous travaillerez en collaboration avec les responsables des finances et de la comptabilité. Vous remplirez diverses tâches de soutien administratif, organisationnel et matériel permettant à l’ensemble des employés d’exécuter leur travail dans un environnement adéquat. De plus vous apporterez un soutien au département du service à la clientèle en prenant en charge les fournisseurs de santé (support téléphonique, mise à jour des informations dans le système…).

Vous aurez la chance de travailler dans un environnement jovial, dynamique et performant.

Description de la fonction

Bureau :

• Accueil et réception du bureau;
• Responsabilité des achats (fournitures de bureau, matériel informatique);
• Soutien aux évènements (activités d’équipe, concours, sondage ponctuel, etc.);
• Gestion du courrier;
• Gestion des fournisseurs du bureau;
• Contact privilégié avec les propriétaires du bâtiment;
• Suivi du bon fonctionnement des différents éléments clés du bureau : système d’alarme, copieur, machine à café, ménage, etc.;
• Garde des clés de la salle des serveurs.

Administration :

• Gestion du sondage aux employés (préparation/envoi/compilation des résultats);
• Gestion du volet stagiaire et subventions ITAC;
• Préparation et correction de documents/dossiers, numérisations, impressions, envois postaux, préparation des notes de frais du président, etc.;
• Préparation des documents pour le conseil d’administration;
• Autres tâches connexes (réservation de salle, commandes, etc.);
• Compilation des informations sur les employés (anniversaire, date d’embauche, contact d’urgence, matériel fourni, CRM, etc.), prise des plaintes ou commentaires des employés;
• Mise à jour du système de gestion de la relation clientèle (CRM);
• Préparation de la paie aux 2 semaines;
• Suivi hebdomadaire des heures en banque et report des vacances et journées maladie à chaque paie;
• Soutien à la directrice des communications et du marketing, au besoin.

Service à la clientèle :

• Gestion des changements liés aux fournisseurs de santé (TPP);
• Gestion et suivi des fournisseurs de santé débiteurs;
• Répondre aux appels des fournisseurs de santé et des participants;
• Traiter les courriels de la boîte support (fournisseurs de santé, participants, autres);
• Mettre à jour la file d’appels du système téléphonique;
• Ajouter les nouveaux employés dans la plateforme du système téléphonique;
• Mettre à jour les journées fériées et fermetures ponctuelles dans la plateforme du système téléphonique;
• Mettre à jour le tableau des statistiques d’appels.

Comptabilité :

• Supporter le département de comptabilité sur les activités suivantes :
  • Facturation client;
  • Saisie de données;
  • Vérifier les rapports de dépenses et de carte de crédit;
  • Préparer les rapports de données en vue de la production de la paie;
  • Gestion des rapports bancaires.

• Expérience pertinente de travail en soutien administratif;
• Expérience pertinente de travail au service à la clientèle;
• Excellente connaissance de l’environnement Windows et de la suite Office (Word et Excel);
• Excellente connaissance du français écrit et capacité de rédaction;
• Excellente connaissance de l’anglais parlé, écrit et capacité de rédaction;
• Connaissances au niveau du logiciel comptable SAGE - un atout;
• Bonne capacité à gérer les priorités, bon sens de l’initiative et de la débrouillardise;
• Sens de l’accueil, de la bonne communication et de l’écoute;
• Grande capacité d’adaptation aux changements.

Chez Segic, nous croyons que des employés heureux et motivés sont la clé d’une entreprise prospère. C’est pourquoi nous offrons une expérience unique en matière d’avantages collectifs. Notre plateforme révolutionnaire permet à vos employés de choisir les avantages qui conviennent le mieux à leurs besoins, tout en étant entièrement financés par l’entreprise.

Nous sommes fiers d’être l’une des premières organisations au Canada à démocratiser les avantages d’entreprise et à offrir un cadre de travail exceptionnel. Nous sommes là pour vous aider à attirer les meilleurs talents, à motiver votre personnel et à améliorer votre avantage concurrentiel. Rejoignez-nous dans notre mission de transformer la gestion des avantages d’entreprise et de bâtir une équipe solide pour l’avenir de votre entreprise:

Nos avantages:

• Bureau moderne (avec cuisine, salle de jeux, douches);
• Stationnement gratuit;
• Café gratuit;
• Assurance collective et avantages sociaux payés à 100 % par Segic (allocation annuelle personnelle pour le choix des avantages);
• Soins de santé 2.0 offerts :
  • Accès sécurisé en ligne à des médecins, infirmières et spécialistes de la santé à partir de votre ordinateur ou de votre appareil mobile;
  • Renouvellement en ligne et livraison des médicaments.
• Plan de retraite;
• Activités sociales et 5@7;
• Piste cyclable à proximité;
• Reconnaissance de l’ancienneté;
• Prime pour référence d’employés;
• Méthode de gestion basée sur l’holacratie et la méritocratie.

• L’emploi du genre masculin a été adopté dans le but de ne pas alourdir le texte et n’a aucune intention discriminatoire. Tous les candidats qualifiés seront considérés pour ce poste, quels que soient leur race, leur origine, leur lieu de naissance, leur citoyenneté, leurs croyances, leur sexe, leur orientation sexuelle, leur identité de genre, leur âge, leur situation matrimoniale ou familiale, leur invalidité éventuelle ou à toute autre condition faisant l’objet d’une protection en vertu d’une loi.