English:

• Prepare, key in, edit and proofread correspondence, invoices, presentations, brochures, publications, reports and related material from machine dictation and handwritten copy
• Open and distribute incoming regular and electronic mail and other material and co-ordinate the flow of information internally and with other departments and organizations
• Schedule and confirm appointments and meetings of employer
• Order office supplies and maintain inventory
• Answer telephone and electronic enquiries and relay telephone calls and messages
• Set up and maintain manual and computerized information filing systems
• Determine and establish office procedures
• Greet visitors, ascertain nature of business and direct visitors to employer or appropriate person
• Record and prepare minutes of meetings
• Arrange travel schedules and make reservations
• May compile data, statistics and other information to support research activities
• May supervise and train office staff in procedures and in use of current software
• May organize conferences.

French:

• préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
• ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
• fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
• commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
• répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
• établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
• formuler et mettre en oeuvre les modes de fonctionnement du bureau;
• accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente;
• consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
• organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
• compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche;
• superviser et former, s'il y a lieu, les employés de bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants;
• organiser, s'il y a lieu, des conférences.

Job Type: Full-time

Salary: $18.00-$19.99 per hour

Schedule:

• 8 hour shift

Education:

• Bachelor's Degree (preferred)

Experience:

• Front desk: 1 year (required)
• Administrative experience: 1 year (required)

Language:

• French (required)
• English (required)

Work Location: One location

Application deadline: 2023-02-02
Expected start date: 2023-02-02

Please Note :
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