Coordonnateur administratif Job at McGill University
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Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
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Unité d'embauche :
Services de logement et d'accueil des étudiants
Résumé du poste :
Sous la direction du superviseur immédiat, fournit un soutien administratif et de secrétariat. Participe à assurer le bon fonctionnement des opérations de l'unité. Agit comme personne-ressource pour les politiques et les procédures. Administrer les comptes de l'unité. Participer à l'organisation des activités de l'unité. Responsable des documents et des dossiers de l'unité. Maintenir les systèmes d'information informatisés.
Principales tâches et responsabilités :
Capacité avérée à établir des priorités, à effectuer plusieurs tâches et à respecter des échéances hebdomadaires régulières. Faire preuve d'initiative et de sens de l'organisation. Résoudre les problèmes dans son domaine de responsabilité. Consulter la documentation pertinente et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées pour obtenir et fournir des renseignements sur des questions diverses et complexes. Participer à la gestion des listes de choses à faire afin de s'assurer que les tâches sont classées par ordre de priorité et achevées en temps voulu et de manière appropriée. Recommander des changements de procédure pour permettre à l'unité de fonctionner plus efficacement. Assister le gestionnaire adjoint des aménagements dans ses tâches générales. Créer, dactylographier des notes de service et de la correspondance, classer, distribuer et conserver des dossiers. Répondre au téléphone et diriger les appelants de manière appropriée. Remplir des rapports : paie, inspection et autres rapports connexes. Effectuer des vérifications des bâtiments de la résidence en contrôle de qualité de la propreté. Coordonner les tâches du personnel de conciergerie et s'assurer que les normes sont maintenues en l'absence du directeur adjoint. Aider à la coordination des emménagements et des déménagements. Coordonner les opérations commerciales de l'été. Connaissance du français et de l'anglais. L'Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
La liste des fonctions et des responsabilités décrites ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui peuvent être effectuées par un employé dont le poste a été associé à cette description de poste générique.
Autres compétences et/ou aptitudes qualifiantes :
Aider à la coordination de l'emménagement et du déménagement. Coordonner les opérations commerciales de l'été. Capacité avérée à recevoir et à transmettre clairement des informations. Expérience préalable dans le domaine de l'accueil et/ou des résidences requise. Doit être disponible pour travailler les soirs de semaine et les fins de semaine au besoin. Remplacer le commis à l'information au besoin. Démontrer une capacité à travailler dans un environnement PC, connaissance de word et excel.
Informations supplémentaires :
Horaire de travail du lundi au vendredi de 8h00 à 16h00 (sujet à changement). Peut inclus les fins de semaine et les heures supplémentaires selon les besoins de l'entreprise.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $28.56 - $35.40
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Administrateur de conférences, Ventes
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2023-03-07
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca
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