Titre : Réceptionniste/adjoint(e) à l’administration

Lieu de travail de l'employé : Bureau de la Croix-Rouge à Merritt (Colombie-Britannique)

Statut d’emploi : Temporaire à temps plein (12 mois)

Fourchette salariale : De 31 587 $ à 39 484 $ par année

La Croix-Rouge canadienne (CRC), organisme sans but lucratif des plus réputés et inspirants au monde qui figure au palmarès de Forbes des Meilleurs employeurs au Canada en 2022, est à la recherche d’une réceptionniste/adjointe à l’administration ou d’un réceptionniste/adjoint à l’administration pour se joindre à son équipe.

Toutes les actions de la CRC sont guidées par sept Principes fondamentaux, soit l’humanité, l’impartialité, l’indépendance, la neutralité, le volontariat, l’universalité et l’unité. Nous aidons les personnes et les collectivités dans le besoin au Canada et à l’étranger et nous contribuons à renforcer leur résilience.

Dès le processus d’embauche, nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et sans obstacle dans lequel tout le monde peut s’épanouir. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées souhaitant contribuer à bâtir un environnement de travail inclusif et diversifié à postuler.

Relevant du ou de la gestionnaire, Gestion de suivi personnalisé, Opérations de rétablissement en Colombie-Britannique, la personne retenue offrira des services de haute qualité aux personnes à qui la CRC vient en aide ainsi qu’un soutien administratif efficient aux équipes de gestion de suivi personnalisé qui se consacrent aux opérations de rétablissement à la suite des inondations et des feux de forêt survenus en Colombie-Britannique.

Tâches et responsabilités :

• Répondre aux demandes générales du personnel bénévole et rémunéré, de la clientèle, des donatrices et donateurs et des professionnelles et professionnels. Accueillir les personnes qui se présentent pour obtenir des services et les mettre en contact avec une ou un membre de l’équipe de gestion de suivi personnalisé, au besoin.
• Répondre aux appels téléphoniques entrants et prendre les messages vocaux, déterminer la nature des appels et transmettre les appels ou les messages aux membres de l’équipe appropriés.
• Offrir un soutien général et administratif au ou à la gestionnaire, Gestion de suivi personnalisé, Opérations de rétablissement en Colombie-Britannique, notamment en extrayant des données et de l’information de différentes sources, au besoin.
• Aider à tenir à jour et à organiser l’environnement de travail virtuel (MS Teams/SharePoint). Éditer, archiver et télécharger des outils et des aide-mémoire pour que le personnel ait accès aux documents de référence les plus à jour.
• Aider à rédiger les communications par courriel et les diffuser.
• Commander des fournitures de bureau, effectuer le suivi et la gestion des stocks et collaborer avec l’équipe responsable de la logistique et de l’approvisionnement, au besoin.
• Gérer le courrier, les colis et les fournitures des programmes expédiés et reçus par la poste et par service de messagerie.
• Participer à la préparation, à la coordination et à la programmation d’événements, de réunions, de séances de formation, etc., au besoin.
• Assister aux réunions et rédiger les procès-verbaux, au besoin.
• Aider à préparer les demandes d’achats, les bons de commande et les demandes de remboursement relatives aux opérations; aider les membres de l’équipe à soumettre des demandes de remboursement, au besoin.
• Aider les équipes responsables de l’hébergement à effectuer le rapprocher des factures, au besoin.
• Exécuter d’autres tâches, si nécessaire.

Profil recherché :

• Être titulaire d’un diplôme collégial en administration et posséder d’une à trois années d’expérience dans un domaine connexe, ou avoir une combinaison équivalente d’études et d’expérience.
• Posséder des compétences avancées et une expérience considérable liées aux systèmes et aux applications logicielles de base, notamment la suite Microsoft Office (Teams, Outlook, SharePOint, Excel, PowerPoint, etc.) et le système CRC Plus.
• Avoir déjà utilisé le Système d’information de la gestion des urgences (SIGU) de la CRC, ou un système de gestion de l’information sur la clientèle (logiciel CRM) représente un atout important.
• Posséder d’excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite; être capable de résumer des renseignements provenant de plusieurs sources et de rédiger des rapports clairs et cohérents en anglais. La maîtrise d’autres langues constitue un atout.
• Avoir un bon sens de l’organisation, faire preuve de rigueur et de minutie et savoir établir des priorités.
• Respecter les processus établis et faire preuve de fiabilité.
• Contribuer à la création d’un milieu de travail respectueux et positif.

Conditions de travail :

• La majorité du travail s’effectuera dans un environnement propre et confortable.
• La personne retenue devra principalement travailler à partir du bureau de Merritt, à raison de 35 heures par semaine (entre 8 h 30 et 16 h 30).
• Elle devra pouvoir se rendre au bureau de Kamloops cinq ou six jours par mois afin d’appuyer la prestation de services, d’organiser des réunions, d’apporter un soutien administratif et de venir en aide à la réception.
• Elle devra être prête à travailler pendant des heures inhabituelles (tard le soir ou la fin de semaine) et à effectuer de longues heures de travail dans un contexte exigeant.
• Elle pourrait devoir intervenir dans des zones sinistrées et dans des conditions difficiles, instables (sur le plan environnemental, physique, social, etc.) et désagréables (bruit, odeur, fumée, humidité, personnes vulnérables). Ce genre d’environnement stressant en évolution rapide offre généralement peu d’information pour prendre des décisions et peut avoir des répercussions sur l’état physique et psychologique des intervenant(e)s sur le terrain.
• Si la personne retenue doit conduire un véhicule dans le cadre de ses fonctions à la CRC, un permis de conduire valide et un dossier de conduite satisfaisant seront exigés.
• La personne retenue aura droit à des congés payés et au paiement des jours fériés et sera admissible à participer au régime enregistré d’épargne-retraite (REER) collectif de la CRC.
• Elle aura également accès au Programme d’aide aux employé(e)s (PAE), qui comprend notamment des services de counselling et des ressources en ligne traitant du bien-être et offrant du soutien pour faire face aux problèmes familiaux, financiers, professionnels ou juridiques.
• Elle aura accès à des plateformes d’apprentissage en ligne.
• Admissibilité à travailler au Canada : La personne retenue devra être autorisée à travailler au Canada. Les personnes qui ne sont pas citoyennes ou résidentes permanentes du Canada sont encouragées à examiner attentivement leur visa pour savoir si elles sont en mesure d’occuper le poste pour lequel elles présentent leur candidature. Pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter notre Foire aux questions.
• La personne retenue devra réussir le processus de présélection et accepter de se soumettre à une vérification approfondie des antécédents judiciaires.
• Pour le moment, la CRC a pris la décision de suspendre l’application de sa politique de vaccination contre la COVID-19; toutefois, la vaccination demeure fortement recommandée.

Les personnes qui répondent aux exigences du poste sont invitées à soumettre leur candidature dès que possible. Les candidatures reçues après le début du processus de sélection pourraient être considérées lors du deuxième tour OU pour d’autres postes. Nous sommes reconnaissants du temps et des efforts déployés par toutes les personnes qui posent leur candidature.

Veuillez nous aviser dès que possible des mesures d’adaptation dont vous pourriez avoir besoin à n’importe quelle étape du processus. Nous traiterons en toute confidentialité l’information reçue au sujet des demandes d’adaptation.

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