Adjoint(e) administratif(ive)

Association minière du Québec - AMQ

2590, boulevard Laurier, Bureau 720, 7e étage, Québec, QC

Salaire : à partir de 24.50$/heure

37.50 h - Temps plein

En remplacement d’un congé maternité – durée minimale de 12 mois

Poste à combler dès que possible

Description

L'Association minière du Québec (AMQ) est présentement à la recherche d'un/d'une adjoint(e) administratif(ive) afin d'appuyer son équipe dans diverses tâches, en vue d’un départ en congé maternité.

Mais là, vous vous dites : « Moi ? Travailler pour l'industrie minière ? » Eh bien oui ! Tout comme près de 15 000 hommes et femmes qui, chaque jour, travaillent à extraire du sol les métaux et minéraux essentiels à la fabrication de presque tout ce qui nous entourent : du cellulaire, à votre voiture, en passant par les structures de bâtiments et les aiguilles qui servent à coudre vos vêtements !

On s’égare ! Donc oui, l'industrie minière. Mais ce poste nécessite surtout d'aimer travailler avec les gens et de collaborer à la bonne marche des activités de l'Association. En gros, vous serez responsable de soutenir principalement les directions « Administration et finance » et « Service-conseil en ressources humaine et développement organisationnel » et occasionnellement, les autres directions de l'Association.

Soutenir comment ? En collaborant étroitement avec les directeurs et en effectuant des tâches administratives de soutien aux projets comme ;

• Créer, éditer et réviser des documents Word / Powerpoint et fichiers Excel (orthographe, syntaxe, mise en forme, etc.).
• Soutenir et collaborer avec les directions dans le cadre de leurs projets respectifs, participer aux projets, effectuer des suivis de certaines étapes des projets, effectuer des recherches d’informations, collaborer avec les directeurs selon les besoins des projets ;
• Coordonner la logistique de réunions, d’événements et de formations (en présentiel ou en virtuel), de la préparation des invitations, à la gestion de la liste de présences, aux réservations requises jusqu’au bon fonctionnement de l’événement la journée même;
• Planifier des rencontres selon les agendas et préparer les documents requis ;
• Collaborer à la prise de notes lors de réunions et rédiger les comptes rendus;
• Préparer et distribuer les certificats de participation à nos activités;
• Coordonner la logistique des déplacements (planification de voyages, suivi des diverses réservations);
• Maintenir à jour les bases de données de nos listes de membres;
• Effectuer les tâches administratives telles que réviser, éditer, normaliser et assurer le respect des normes de l'Association, des lettres, mémos, courriels ou autres documents administratifs et assurer leur distribution interne et externe;
• Aider à l'organisation des activités et événements externes et internes à l'Association ainsi que les activités de nos comités ressources humaines et fiscalité;
• Assurer l'excellence du service aux membres notamment en répondant à des demandes de nos membres et en soutenant les directeurs dans leurs services professionnels pour nos membres;
• Effectuer des envois de colis et autres tâches administratives de bureau selon les affectations;
• Collaborer à la mise à jour du CRM.

Et il y a la portion comptabilité aussi... qui comprend :

• Saisir les factures de cotisation et de services aux membres et celles des fournisseurs ;
• Vérifier et comptabiliser les comptes de dépenses des employés;
• Collaborer au suivi du budget des différents projets;
• Préparer les conciliations de comptes bancaires, de cartes de crédit et des rapprochements bancaires;
• Collaborer à la préparation de l’audit des états financiers de l’organisation;
• Contribuer à l’amélioration continue du système de gestion.

À propos de l'Association minière du Québec
Maintenant que vous savez ce que seront les tâches, c'est aussi agréable de savoir dans quel genre d'organisation vous allez les accomplir. Vous joindrez une équipe de 11 personnes dédiées. Les bureaux sont situés à Place de la Cité et nous y travaillons en formule hybride incluant du télétravail et du travail en présentiel au bureau.

Fondée en 1936, l'AMQ agit à titre de porte-parole de l'ensemble des entreprises minières productrices de métaux et de minéraux et de leurs installations, des entreprises métallurgiques, des entrepreneurs miniers et des entreprises minières en développement et en exploration sur le territoire québécois. L'AMQ est un leader et une référence incontournable d'une industrie minérale québécoise responsable, innovante et compétitive, dans une perspective de développement durable. Ses membres représentent donc la très grande majorité de la production québécoise de métaux et de minéraux industriels. Certains fournisseurs, organismes, institutions et partenaires du secteur minier sont également membres.

Conditions de l'emploi
Nous offrons un emploi à temps plein, 37,5 heures par semaine sur 4,5 jours (nous terminons à midi les vendredis et ce à l’année !). Nous offrons une flexibilité d’horaire ainsi qu’une formule hybride (télétravail/présentiel).

Les employés profitent d’une gamme d'avantages sociaux complets tels qu'un salaire concurrentiel, trois semaines de vacances annuelles en plus des vacances entre Noël et le jour de l'an (bureau fermé).

Notre équipe bénéficie aussi d'un régime de retraite avantageux, des assurances collectives couvrant les soins médicaux, dentaires et visuels ainsi que la télémédecine.

Le stationnement souterrain ou le laissez-passer d'autobus est payé par l'Association.

L'Association encourage et soutient le développement des compétences de ses troupes en investissant continuellement en formation.

Nous faisons régulièrement des activités sociales dont les coûts sont assumés par l'employeur.

Compétences recherchées
Comme toutes les autres organisations pour lesquelles vous avez postulé avant de voir celle-ci, l'AMQ recherche une personne dynamique. Mais ce n'est pas tout ! Vous devrez être débrouillard(e), axé(e) vers le service à la clientèle, dévoué(e) et rigoureux(se).

Que vous ayez une longue feuille de route au niveau des tâches requises ou que vous n'en soyez qu'à vos premières années, tentez votre chance ! Nous embaucherons une personne avant tout. Quelqu'un qui soutient les valeurs de respect, de transparence, de travail d'équipe et de responsabilité de l'Association. Et si, en plus, vous avez le souci du détail, vous êtes en mesure de mener divers dossiers de front et de prioriser, on aimerait vous rencontrer.

Exigences
Sans s'y limiter, voici ce que nous cherchons :

• Diplôme d'études collégiales en technique bureautique; administrative/comptabilité ou diplôme de l'école de la vie offrant les qualifications requises;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit;
• Anglais niveau intermédiaire (parlé et écrit);
• Très bonne connaissance de Microsoft Office 365 (Word, Excel, Powerpoint, Teams, etc.);
• Maîtrise du logiciel Acomba (un atout);
• Bonne maîtrise des différents logiciels informatiques utilisés à l'AMQ (Outlook, Access, Mailchimp, etc.).

Équité en emploi
Cet employeur souscrit au principe d'équité en emploi et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées

Ce défi vous intéresse ? Envoyez-nous votre CV.

Seuls les candidats retenus seront contactés.

Nous avons bien hâte de vous rencontrer !

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : à partir de 24,50$ par heure

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Horaires flexibles
• Programme d'Aide aux Employés
• Programmes de Bien-être
• Régime de retraite
• Stationnement sur place
• Travail à domicile

Horaires de travail :

• Du Lundi au Vendredi

Expérience:

• administration: 2 ans (Souhaité)

Lieu du poste : Télétravail hybride à Quebec City, QC G1V 4M6

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