Position: Advancement Services Specialist

Position Type: Permanent contract, full time, Monday to Friday

Location: Toronto campus - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Branch: TFS Fondation

Start Date: Immediately

About the Position :

The Advancement Services Specialist oversees the information management and systems of the Foundation to enable the team to meet its fundraising objectives as it heads into a major capital campaign. Enabling the effective management and use of parent, prospect, donor and alumni information to build relationships through all stages of the donor cycle (identification, cultivation, solicitation, stewardship), is central to success in this role. Creating and executing on analysis and reporting needs that support pipeline activities, revenue monitoring and event management is a key requirement. You will conduct prospect research and manage, analyze and interpret all information housed in the database, digital platforms and records related to Advancement activities. You will develop and update guidelines and policies related to management and use of information and systems. Additionally, you will be responsible for the creation and tracking of gifts and pledges, and measurement of key performance indicators on a regular basis.

You will be responsible for the following:

Gift and Pledge Administration:

• Responsible for timely and accurate processing of all gifts, including acknowledgements and tax receipts, ensuring compliance with the TFS policy and Canada Revenue Agency guidelines
• Responsible for tracking all pledge commitments, including the timely distribution of pledge reminders and personal follow up with donors as needed.
• Ensuring a high level of customer service in all interactions with internal and external stakeholders, including donors, alumni and volunteers.
• Database and Administration:
• Act as the database administrator for the Foundation and complete regular maintenance on the data stored within Raiser’s Edge (NXT), including monthly, quarterly and annual processes to ensure data integrity and security.
• Develop business processes and systems to increase efficiency and to ensure consistency with TFS – Canada’s International School’s policies and procedures and best-practice standards.
• Train the team on using the database effectively and to maintain excellent data standards.
• Manage integration with other related systems including student information system, digital alumni community, web-based transaction systems and third-party reporting tools.
• Prospect Research and Management:
• Work with the team to determine requirements for prospect and pipeline analysis and management, gift analysis and event management and develop accurate, user-friendly reports.
• Analyze information across platforms to identify potential donors and volunteers within the community with specific experience and skills.

Reporting & Data Analysis:

• Manage all requests for information from Raiser’s Edge (NXT) and develop queries, exports and reports required for reconciliation, financial reporting, audit, analysis, strategic planning, donor recognition programs, and other Foundation programs.
• Provide regular status reports and program summaries to senior staff and Board volunteers on fundraising progress, program analysis, highlights and issues related to all types of prospect activity, relationship management and donor giving.
• Work closely with the Business Office and Leadership Team to ensure accurate and timely reporting on all campaign activity, to ensure the proper stewardship and accounting of all funds raised.
• Liaise with the Business Office to reconcile charitable donations on a monthly basis, and provide support in preparation for the annual audit.

Who we are looking for :

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement. The ideal candidate profile is as follows:

Educations / Certifications – Experiences :

• Bachelor’s degree is required with 3-5 years’ experience in database administration and management in a fundraising environment.
• Experience with data modelling and analysis, particularly in a fundraising environment
• Strong analytical skills and an understanding of accounting principles
• Experience with querying and reporting as well as data entry and gift acknowledgement
• Knowledge of and experience working with CRA receipting guidelines
• Experience and expert knowledge of CRM systems and processes is a requirement.
• Experience with Raiser’s Edge (NXT) is an asset.

Knowledge :

• Proficiency in French and/or Mandarin is an asset (English required).
• Appreciation and understanding of various gift vehicles and their charitable tax implications.
• Excellent working knowledge of Microsoft Office and Google Workspace.
• Excellent analytical and research skills and the ability to problem-solve using sound judgment and discretion.
• Outstanding organizational skills and high level of accuracy with the ability to multi-task and work under pressure to meet deadlines.

Interpersonal / Communications:

• Ability to work effectively with all levels within the organization and build collaborative relationships.
• Keen understanding of donor needs, constantly striving to improve the donor experience.
• Excellent written and verbal communications skills.
• Ability to work autonomously and as a member of a team in a fast-paced, high volume and professional environment, managing multiple priorities.
• Goal-orientation with excellent communication and project management skills.

Responsibility : Operations :

• Act as the database administrator for the Foundation and complete regular maintenance on the data stored within Raiser’s Edge, including monthly, quarterly and annual processes to ensure data integrity and security.
• Develop business processes and systems to increase efficiency and to ensure consistency with TFS – Canada’s International School’s policies and procedures and best-practice standards.
• Manage integration with other related systems including student information system, digital alumni community, web-based transaction systems and third-party reporting tools.

Financial Management:

• Responsible for timely and accurate processing of all gifts, including the generation of pledge reminders, acknowledgements and tax receipts, ensuring compliance with the school’s Finance team and Canada Revenue Agency guidelines.
• Liaise with the Business Office to reconcile charitable donations on a monthly basis and provide support in preparation for the annual audit.

Physical / Information – Assets:

• Manage all requests for information from Raiser’s Edge and develop queries, exports and reports required for reconciliation, audit, analysis, strategic planning, donor recognition programs, etc.
• Provide regular status reports and program summaries to senior staff and Board volunteers on progress, highlights and issues related to all types of prospect activity, relationship management and donor giving.
• A significant amount of planning for process structure and execution of reports and database management.
• Primarily in-office, with some flexibility for hybrid work.

What we offer :

TFS offers an exceptional and stimulating environment, along with competitive employment packages, including:

• A competitive compensation
• An attractive group insurance package and participation in a RRSP plan or OTPP
• Generous vacation policy and additional paid time off
• A stimulating working environment
• Multiple professional development opportunities
• A rewarding career where you can make a difference

TFS welcomes applications from Indigenous persons, persons with disabilities, visible minorities, women, persons of all sexual orientations and genders, and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities. If you require accommodation, please notify us in advance and we will work with you to meet your needs as TFS is committed to providing accommodation throughout the recruitment and selection process.

TFS has adopted a mandatory COVID-19 vaccination policy requiring vaccination for all eligible members of the community including new employees. New employees will be required to provide their proof of vaccination to the HR department on their first day of employment.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé here as soon as possible. Please use the candidate portal through the link provided.

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Poste : Spécialiste du Service du développement

Type : Poste permanent, à temps plein, du Lundi au Vendredi

Lieu : Campus de Toronto - 306 avenue Lawrence Est, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Branche : Fondation TFS

Date de début : Immédiatement

Le poste :

Le spécialiste des services d'avancement supervise la gestion et les systèmes d'information de la Fondation pour permettre à l'équipe d'atteindre ses objectifs de collecte de fonds alors qu'elle s'apprête à lancer une importante campagne de financement. La gestion et l'utilisation efficaces des informations sur les parents, les prospects, les donateurs et les anciens élèves afin d'établir des relations à toutes les étapes du cycle des donateurs (identification, culture, sollicitation, gestion) sont essentielles pour réussir dans ce rôle. La création et l'exécution des analyses et des rapports nécessaires pour soutenir les activités de prospection, le suivi des revenus et la gestion des événements sont des exigences essentielles. Vous effectuerez des recherches sur les prospects et gérerez, analyserez et interpréterez toutes les informations contenues dans la base de données, les plateformes numériques et les dossiers relatifs aux activités d'avancement. Vous développerez et mettrez à jour les directives et les politiques relatives à la gestion et à l'utilisation des informations et des systèmes. En outre, vous serez responsable de la création et du suivi des dons et des promesses de dons, ainsi que de la mesure des indicateurs de performance clés sur une base régulière.

Vous serez responsable de ce qui suit :

Administration des cadeaux et des promesses de dons :

• Responsable du traitement dans les délais et précis de tous les dons, y compris les accusés de réception et les reçus fiscaux, en veillant à la conformité avec la politique du TFS et les directives de l'Agence du revenu du Canada.
• Responsable du suivi de tous les engagements de promesses de dons, y compris la distribution dans les délais de rappels de promesses de dons et le suivi personnel des donateurs, si nécessaire.
• Assurer un niveau élevé de service à la clientèle dans toutes les interactions avec les parties prenantes internes et externes, y compris les donateurs, les anciens élèves et les bénévoles.

Base de données et administration :

• Agir en tant qu'administrateur de la base de données de la Fondation et effectuer la maintenance régulière des données stockées dans Raiser's Edge (NXT), y compris les processus mensuels, trimestriels et annuels pour assurer l'intégrité et la sécurité des données.
• Développer des processus et des systèmes d'affaires afin d'accroître l'efficacité et d'assurer la cohérence avec les politiques et procédures de TFS - École internationale du Canada et les normes de meilleures pratiques.
• Former l'équipe à l'utilisation efficace de la base de données et au maintien d'excellentes normes de données.
• Gérer l'intégration avec d'autres systèmes connexes, notamment le système d'information sur les étudiants, la communauté numérique des anciens élèves, les systèmes de transaction en ligne et les outils de reporting tiers.

Recherche et gestion des perspectives :

• Travailler avec l'équipe pour déterminer les exigences en matière d'analyse et de gestion des prospects et du pipeline, d'analyse des dons et de gestion des événements et élaborer des rapports précis et conviviaux.
• Analyser les informations à travers les plateformes pour identifier les donateurs potentiels et les bénévoles au sein de la communauté ayant une expérience et des compétences spécifiques.

Rapports et analyse des données :

• Gérer toutes les demandes d'informations provenant de Raiser's Edge (NXT) et développer des requêtes, des exportations et des rapports nécessaires pour le rapprochement, les rapports financiers, l'audit, l'analyse, la planification stratégique, les programmes de reconnaissance des donateurs et d'autres programmes de la Fondation.
• Fournir régulièrement des rapports d'étape et des résumés de programmes aux cadres supérieurs et aux bénévoles du conseil d'administration sur les progrès de la collecte de fonds, l'analyse des programmes, les faits saillants et les problèmes liés à tous les types d'activités de prospection, la gestion des relations et les dons des donateurs.
• Travailler en étroite collaboration avec le Bureau d'affaires et l'équipe de direction pour assurer un reporting précis et dans les temps de toutes les activités de la campagne, afin de garantir la bonne gestion et la comptabilité de tous les fonds collectés.
• Assurer la liaison avec le Business Office pour rapprocher les dons de charité sur une base mensuelle, et fournir un soutien dans la préparation de l'audit annuel.

La personne que nous cherchons :

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil idéal est le suivant :

Education / Certifications – Experiences :

• Un baccalauréat est requis avec 3 à 5 ans d'expérience en administration et gestion de bases de données dans un environnement de collecte de fonds.
• Expérience de la modélisation et de l'analyse des données, en particulier dans un environnement de collecte de fonds.
• De solides compétences analytiques et une compréhension des principes comptables.
• Expérience en matière de requêtes et de rapports, ainsi que de saisie de données et de reconnaissance des dons.
• Connaissance des lignes directrices de CRA en matière de délivrance de reçus et expérience de travail avec celles-ci.
• Une expérience et une connaissance experte des systèmes et processus de gestion de la relation client sont requises(CRM)
• Une expérience avec Raiser's Edge (NXT) constitue un atout.

Connaissances :

• La maîtrise du français et/ou du mandarin est un atout (anglais obligatoire).
• Appréciation et compréhension des différents véhicules de don et de leurs implications fiscales en matière de bienfaisance.
• Excellente connaissance pratique de Microsoft Office et de Google Workspace.
• Excellentes compétences en matière d'analyse et de recherche et capacité à résoudre des problèmes en faisant preuve de jugement et de discrétion.
• Des compétences organisationnelles exceptionnelles et un haut niveau de précision, avec la capacité d'effectuer plusieurs tâches et de travailler sous pression pour respecter les délais.

Compétences personnelles et interpersonnelles :

• Capacité à travailler efficacement avec tous les niveaux de l'organisation et à établir des relations de collaboration.
• Compréhension aiguë des besoins des donateurs, s'efforçant constamment d'améliorer l'expérience des donateurs.
• D'excellentes compétences en matière de communication écrite et verbale.
• Capacité à travailler de manière autonome et en tant que membre d'une équipe dans un environnement professionnel au rythme rapide et au volume élevé, en gérant de multiples priorités.
• Orientation vers les objectifs avec d'excellentes compétences en communication et en gestion de projet.

Responsabilités opérationnelles :

• Agir en tant qu'administrateur de la base de données de la Fondation et effectuer la maintenance régulière des données stockées dans Raiser's Edge, y compris les processus mensuels, trimestriels et annuels pour assurer l'intégrité et la sécurité des données.
• Développer des processus et des systèmes commerciaux afin d'accroître l'efficacité et d'assurer la cohérence avec les politiques et procédures de la TFS - École internationale du Canada et les normes de meilleures pratiques.
• Gérer l'intégration avec d'autres systèmes connexes, notamment le système d'information sur les élèves, la communauté numérique des anciens élèves, les systèmes de transaction en ligne et les outils de reporting tiers.

Gestion financière :

• Responsable du traitement rapide et précis de tous les dons, y compris la génération de rappels de promesses de dons, d'accusés de réception et de reçus fiscaux, en veillant à respecter les directives de l'équipe des finances de l'école et de l'Agence du revenu du Canada.
• Assurer la liaison avec le bureau d'affaires pour rapprocher les dons de charité sur une base mensuelle et fournir un soutien en vue de la préparation de l'audit annuel.

Informations actives et les atouts :

• Gérer toutes les demandes d'informations provenant de Raiser's Edge et développer les requêtes, les exportations et les rapports nécessaires pour le rapprochement, l'audit, l'analyse, la planification stratégique, les programmes de reconnaissance des donateurs, etc.
• Fournir régulièrement des rapports d'état et des résumés de programmes aux cadres supérieurs et aux bénévoles du conseil d'administration sur les progrès, les faits saillants et les problèmes liés à tous les types d'activités de prospection, de gestion des relations et de dons des donateurs.
• Une quantité importante de planification pour la structure des processus et l'exécution des rapports et la gestion des bases de données.
• Principalement au bureau, avec une certaine flexibilité pour le travail hybride.

Ce que nous offrons :

TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives en matière de :

• Une rémunération compétitive
• Une assurance collective attrayante et la participation à un plan REER ou RREO
• Une politique de vacances généreuse et des congés payés supplémentaires
• Un environnement de travail stimulant
• De multiples possibilités de développement professionnel
• Une carrière enrichissante où vous pouvez faire la différence.

TFS accueille les candidatures de personnes indigènes, de personnes handicapées, de minorités visibles, de femmes, de personnes de toutes orientations sexuelles et de tous sexes, et d'autres personnes ayant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés. Si vous avez besoin d'une adaptation, veuillez nous en informer à l'avance et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins, car TFS s'engage à fournir un adaptation tout au long du processus de recrutement et de sélection.

TFS a adopté une politique de vaccination obligatoire contre le COVID-19 exigeant la vaccination de tous les membres éligibles de la communauté, y compris les nouveaux employés. Les nouveaux employés devront fournir leur preuve de vaccination au service des Ressources Humaines lors de leur premier jour de travail.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae ici dès que possible. Veuillez utiliser le portail des candidats via le lien fourni.