The Royal College of Dental Surgeons of Ontario (RCDSO) is a leader in health care regulation. As the governing body for more than 11,000 dentists in Ontario, our mission is to act in the public interest by putting patients first. We are committed to transparency, accessibility, openness and fairness in all our work.

Bring your excellent administrative and client service skills to our team as an Administrative Assistant in our Registration department.

The College’s Registration department focuses on providing timely and accurate information to applicants and members with a strong focus on customer service. The department is responsible for managing applications and annual renewal processes. This includes membership licensure and renewal, Health Profession Corporations (HPC) registration and renewal, and requests for Professional Standing.

As an Administrative Assistant, you will be responsible for reviewing and processing applications and providing administrative support to the Program Administrators and Manager in carrying out various department processes. You have excellent customer service skills, a keen eye for detail, and strong analytical abilities. You are a self-starter requiring minimal direction, and enjoy working collaboratively within a dynamic team. You have excellent judgment and keen time management skills.

You will work remotely until further notice; however, you will be required to work onsite at our Toronto office every 2-4 weeks or otherwise as requested to participate in team meetings or events. This may fluctuate depending on business needs.

The successful candidate will be required to provide proof they are fully vaccinated against COVID-19 (subject to the Ontario Human Rights Code).

What can I expect to do in this role?

Reporting to the Program Administrator, you will:

• Review applications for various registration processes for completeness using critical thinking and independent decision-making to compare what is submitted against our requirements
• Correspond directly with applicants, members and stakeholders, including other regulated authorities and educational institutions, to obtain further documentation or information regarding outstanding application requirements
• Prepare and issue confirmation of registration letters and certificates of professional standing
• Summarize documents related to a member's professional history including past / present complaints, investigations or proceedings in Ontario for the purposes of licensure in another jurisdiction and/or for hospital privileges
• Research and maintain information pertaining to requirements and policies in other jurisdictions that may affect our application process
• Assist with yearly renewals of various registration processes
• Maintain files, databases, and records related to department programs
• Update and maintain department-related process documents
• Contribute to department initiatives by attending and contributing to team meetings and projects
• Identify problems, understand the underlying cause of the issue, propose solutions and participate (or implement) appropriate resolutions
• Other duties as assigned

What skills and background do I need?

The Administrative Assistant requires:

• Completion of a two- to three-year community college program
• Two to four years of applicable/relevant experience
• Excellent written/oral communication skills with a strong command of the English language and strong organization skills
• Excellent analytical skills and critical thinking abilities
• Well-developed time management, problem-solving and workload prioritization skills
• Ability to interpret, explain and administer complex legislated requirements and by-laws
• Customer service expertise, including strong interpersonal skills, a high level of diplomacy, patience, and tact
• Thorough knowledge and demonstrated proficiency in MS Office, and Acrobat; experience with case management systems is an asset
• Rely on best practices, data, research and/or evidence to make informed decisions
• Demonstrated natural curiosity to ask questions, review research, look at the data and/or find evidence
• Fluency in French is an asset

Compensation and Benefits

• Base annual salary between $49,675.20 to $55,884.90, commensurate with experience
• Comprehensive vacation plan and benefits package
• Pension Plan, Voluntary Tax-Free Savings Account (TFSA*) and Registered Retirement Savings Plan (RRSP*)

How do I apply?
To apply to this vacancy please submit your resume and cover letter describing why you are interested in this position online via the RCDSO Job Portal located at: https://www.rcdso.org/en-ca/about-rcdso/careers by January 10, 2023 at 5 pm.

Our recruitment process is conducted remotely unless otherwise specified.

Thank you for your interest; only applicants selected for an interview will be contacted.

The Royal College of Dental Surgeons is an inclusive employer.

Accommodation is available upon request under the Ontario Human Rights Code.

www.rcdso.org

Adjoint administratif, inscription
Date d’affichage : 3 janvier 2023

À l’Ordre royal des chirurgiens dentistes de l’Ontario, nous sommes un chef de file en ce qui concerne la réglementation des soins de santé. En effet, nous régissons les activités de plus de 11 000 dentistes en Ontario et nous avons pour mission de servir l’intérêt public en accordant la priorité au patient. Nous nous engageons en tout temps à faire preuve de transparence, d’accessibilité, d’ouverture et d’équité.

Exploitez vos excellentes compétences administratives et en matière de service à la clientèle au sein de notre équipe à titre d’adjoint administratif dans notre service d’inscription.

Le service d’inscription de l’Ordre s’efforce de fournir des renseignements opportuns et exacts aux candidats et aux membres, en mettant l’accent sur le service à la clientèle. Il est responsable de la gestion des demandes et des processus de renouvellement annuel. Cela comprend l’octroi et le renouvellement du permis d’exercer aux membres, l’inscription et le renouvellement des sociétés professionnelles de la santé, et les demandes de statut professionnel.

En tant qu’adjoint administratif, vous serez responsable d’examiner et de traiter les demandes, et de fournir un soutien administratif aux administrateurs et aux gestionnaires de programme dans le cadre de l’exécution de divers processus du service. Vous possédez d’excellentes compétences en matière de service à la clientèle, un sens aigu du détail et de solides capacités d’analyse. Vous êtes autonome et capable de travailler avec un minimum de supervision, et vous aimez travailler en collaboration au sein d’une équipe dynamique. Vous avez d’excellentes capacités de jugement et des compétences en gestion du temps.

Vous travaillerez à distance jusqu’à nouvel ordre; cependant, vous devrez travailler sur place à notre bureau de Toronto toutes les deux à quatre semaines ou autrement, selon les demandes, pour participer à des réunions d’équipe ou à des événements. Cela peut varier selon les besoins de l’entreprise.

Le candidat retenu devra présenter une preuve de vaccination complète contre la COVID-19 (sous réserve du Code des droits de la personne de l’Ontario).

Nos attentes envers vous

Relevant de l’administrateur des programmes, vous devrez :

• examiner les demandes de divers processus d’inscription pour vous assurer qu’elles sont complètes en utilisant la pensée critique et en rendant des décisions indépendantes afin de comparer ce qui est soumis à nos exigences;
• correspondre directement avec les candidats, les membres et les intervenants, y compris les autres organismes de réglementation et les établissements d’enseignement, afin d’obtenir des documents ou des renseignements supplémentaires concernant les exigences relatives aux demandes en suspens;
• préparer et délivrer la confirmation des lettres d’inscription et des attestations de statut professionnel;
• résumer les documents relatifs aux antécédents professionnels d’un membre, y compris les plaintes, les enquêtes ou les procédures passées ou présentes en Ontario aux fins de l’obtention d’un permis d’exercer dans une autre administration ou de droits hospitaliers;
• rechercher et mettre à jour les renseignements sur les exigences et les politiques d’autres administrations qui peuvent influer sur notre processus de demande;
• contribuer au renouvellement annuel de divers processus d’inscription;
• tenir à jour les fichiers, les bases de données et les dossiers liés aux programmes du service;
• mettre à jour les documents de processus liés au service;
• contribuer aux initiatives du service en participant aux réunions d’équipe et aux projets, et en y contribuant;
• cerner les problèmes, en comprendre les causes sous-jacentes, proposer des solutions et participer aux résolutions appropriées (ou les mettre en œuvre);
• effectuer d’autres tâches assignées.

Compétences et antécédents nécessaires
L’adjoint administratif doit posséder les qualifications suivantes :

• Un diplôme d’études collégiales de deux à trois ans.
• Deux à quatre ans d’expérience pertinente.
• D’excellentes compétences en communication écrite et orale, une solide maîtrise de la langue anglaise et de solides compétences organisationnelles.
• D’excellentes capacités d’analyse et de pensée critique.
• Des compétences bien développées en gestion du temps, en résolution de problèmes et en établissement des priorités de la charge de travail.
• La capacité d’interpréter, d’expliquer et d’administrer des exigences et des règlements administratifs complexes.
• Une expertise en service à la clientèle, y compris de solides compétences interpersonnelles, et un niveau élevé de diplomatie, de patience et de tact.
• Des connaissances approfondies et une maîtrise démontrée de MS Office et d’Acrobat; une expérience avec les systèmes de gestion de cas est un atout.
• Se fier aux pratiques exemplaires, aux données, à la recherche ou aux données probantes pour prendre des décisions éclairées.
• Faire preuve d’une curiosité naturelle à poser des questions, à passer en revue la recherche, à examiner les données ou à trouver des données probantes.
• La maîtrise du français est un atout.

Rémunération et avantages sociaux

• Le salaire annuel de base se situe entre 49 675,20 $ et 55 884,90 $, selon l’expérience.
• Nous offrons un régime de vacances et d’avantages sociaux généreux.
• Régime de retraite, Compte d’épargne libre d’impôt (CELI*) volontaire et Régime enregistré d’épargne-retraite (REER*)

Comment postuler?
Pour poser votre candidature, veuillez nous faire parvenir votre curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement expliquant pourquoi ce poste vous intéresse au portail de l’emploi de l’Ordre, à l’adresse : https://fr.rcdso.org/en-ca/about-rcdso/careers d’ici le 10 janvier 2023, à 17 h.

À moins d’indication contraire, notre processus de recrutement est virtuel.

Nous vous remercions d’avoir postulé. Nous ne communiquerons toutefois qu’avec les candidats que nous aurons présélectionnés.

L’Ordre royal des chirurgiens dentistes de l’Ontario est un employeur inclusif.

En vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario, nous prendrons les mesures d’adaptation demandées par les candidats.

www.rcdso.org


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