Rorabeck Sowerby Theriault LLP is looking for a bilingual legal administrative assistant to join our dynamic and inclusive team. We are a busy six lawyer firm practicing primarily family law. We prioritize work-life balance and there is no requirement to work beyond the regular workday.

We are a busy office, but we also offer many fringe benefits such as:

• Regular lunches paid by the office;
• Paid sick days;
• 40-hour work week with paid lunch hour;
• Flexibility to attend appointments or children’s events with no pay deduction; and
• 3 weeks’ paid vacation.

This is a permanent, full-time position that we would like to fill immediately. However, finding the right person is more important than the start date and we can be flexible in that regard. The hours of work are from Monday to Friday, 9:00 a.m. to 5:00 pm.

We are looking for someone with some office experience, preferably in a legal environment, but it is not essential. A diploma in Office Administration, Law Clerk or Legal Assistant is an asset, but we will also consider a combination of other skills, education and experience.

Our ideal candidate has knowledge of French; for us, that means being able to comfortably interact with our clients briefly over the phone or in the office and to write simple emails. We will prioritize French speaking applicants, and so we ask that you clearly outline your level of French in your application.

The salary will depend on experience and is negotiable, but the minimum pay for this position is $20.00 per hour.

We are located in Kingston and this position requires you to be in the office during work hours, although staff have the option to sometimes work remotely depending on office needs. If you are not based in Kingston or the immediate surrounding area, please do not apply unless you can demonstrate that you are moving here.

Your roles and responsibilities would include:

• Greeting individuals as they arrive, which includes clients, lawyers, couriers, etc., taking information and providing appropriate direction.
• Handling new client intakes.
• Being the point of contact for French-speaking clients, which may involve communication by telephone and email.
• Managing the lawyers’ work schedules.
• Accepting payments from clients and providing receipts.
• Daily use of Outlook, Microsoft Word and Soluno.
• Use of office equipment, including fax machine, photocopier, scanner, binding machine.
• Filing legal documents into the appropriate client folders.
• Operating a 5-line telephone switchboard to answer, screen and forward calls, providing information and taking messages.
• Other tasks as assigned.

Required skills:

• Personable.
• Motivated.
• Sensitive to confidentiality.
• Ability to prioritize and multitask.
• Ability to meet deadlines.
• Time management.
• Attention to detail.
• Ability to handle difficult personalities.
• Team player.

Assets:

• Bilingual (must be able to communicate orally with clients and send simple emails in French). If you are bilingual, please clearly outline your level of bilingualism in your application.
• Law Clerk/Legal Assistant Diploma (or equivalent)
• Knowledge of the Family Law Rules (and/or Rules of Civil Procedure)
• Familiarity with legal software, Family Law forms and Zoom
• Experience in the areas of real estate and/or wills & estates.

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Rorabeck Sowerby Theriault LLP est à la recherche d’un adjoint ou adjointe administrative pour se joindre à notre équipe dynamique et inclusive. Nous sommes un cabinet de six avocates pratiquant principalement le droit de la famille. Nous accordons la priorité à l’équilibre travail/vie personnelle et il n’est pas nécessaire de travailler au-delà de la journée de travail normale.

Notre bureau est occupé mais nous offrons également de nombreux avantages sociaux, tel que :

• Des dîners de bureau ;
• Des congés de maladie payés ;
• Une semaine de travail de 40 heures payées ;
• De la souplesse quant aux rendez-vous ou à des événements pour enfants sans déduction salariale ; et
• Trois semaines de vacances payées.

Il s’agit d’un poste permanent à temps plein que nous aimerions pourvoir immédiatement. Cependant, trouver la bonne personne est plus important et nous pouvons être flexibles quant à la date de commencement. Les heures de travail sont du lundi au vendredi, de 9 h 00 à 17 h 00.

Nous recherchons quelqu’un qui a de l’expérience travaillant dans un bureau et, de préférence, dans un cabinet juridique, mais ce n’est pas essentiel. Un diplôme en Administration de bureau, Clerc juridique ou Adjointe juridique est un atout, mais nous envisagerons également une combinaison d’autres compétences, d’éducation et d’expérience de travail.

Nous cherchons également quelqu’un qui peut communiquer en français pour communiquer avec nos clients francophones par téléphone et envoyer des courriels brefs. Nous allons prioriser les postulants qui peuvent communiquer en français, alors nous vous demandons d’indiquer clairement votre niveau de français dans votre demande d’emploi.

Le salaire dépendra de l’expérience et est négociable, mais le salaire minimum pour ce poste est de 20,00 $ de l’heure.

Nous sommes situés à Kingston et nous nous attendons à ce que nos employés travaillent principalement au bureau. Les membres du personnel ont la possibilité de travailler parfois à domicile en fonction des besoins du bureau. Si vous n’êtes pas basé dans la région de Kingston, veuillez ne pas postuler à moins que vous ayez l’intention de déménager ici.

Le candidat ou la candidate sera responsable des tâches suivantes :

• Accueillir les individus à la réception (ce qui inclut les clients, des avocats, livreurs, etc.), prendre l’information nécessaire et fournir les consignes appropriées, selon la situation.
• Être le point de contact pour les nouveaux clients.
• Être le point de contact pour les clients francophones, ce qui peut comprendre de la communication en français par téléphone et par courriel.
• Gérer les horaires des avocates.
• Accepter les paiements des clients et fournir des reçus.
• Utilisation quotidienne d’Outlook, Microsoft Word et Soluno.
• Utilisation des fournitures de bureau nécessaires pour certaines tâches, comme le télécopieur, photocopieur, scanner, et la machine à reliure.
• Classer les documents dans les dossiers appropriés pour chaque client.
• Gérer le système téléphonique à 5 lignes avec standard afin de répondre aux appels, fournir les informations nécessaires, faire suivre des appels aux autres membres du bureau et prendre des messages.
• Autres tâches telles que désignées.

Habiletés requises :

• Aimable.
• Motivée.
• Très consciente du besoin de confidentialité.
• Prioriser les tâches et accomplir différentes tâches à la fois.
• Accomplir les tâches à temps.
• Capacité de bien gérer son temps.
• Souci au détail.
• Capable de gérer des personnes émotives ou difficiles.
• Capacité de travailler en équipe.

Atouts :

• Bilingue (être capable de communiquer en anglais et en français à l’oral et par l’écrit). Veuillez préciser votre niveau de français dans votre curriculum vitae ou votre lettre de présentation.
• Diplôme d’auxiliaire juridique/assistant juridique (ou l’équivalent).
• Connaissance des règles en matière de droit de la famille (et/ou des Règles de procédure civile).
• Familier avec des logiciels légales, des Formules en droit de la famille et Zoom.
• Expérience dans les domaines du droit immobilier ou les testaments et successions.

Job Types: Full-time, Permanent

Salary: From $20.00 per hour

Benefits:

• Company events
• On-site parking
• Paid time off

Schedule:

• 8 hour shift
• Monday to Friday
• No weekends

Ability to commute/relocate:

• Kingston, ON K7K 1Z7: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)

Education:

• Secondary School (preferred)

Language:

• French (preferred)

Shift availability:

• Day Shift (required)

Work Location: In person

Application deadline: 2023-05-26
Expected start date: 2023-06-05

Please Note :
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